Conçu pour faciliter la gestion des documents personnels et professionnels, MyPeopleDoc est un service numérique qui a la cote auprès des entreprises. En effet, ce coffre-fort électronique est très utilisé de nos jours par les salariés pour stocker, organiser et partager facilement des fichiers importants. Accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil, MyPeopleDoc constitue une solution pratique pour centraliser les informations sensibles des employés. Pour en savoir plus sur cet espace de stockage en ligne et ses fonctionnalités, lisez cet article.
MyPeopleDoc : qu’est-ce que c’est ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique, principalement destiné aux salariés. Il facilite la gestion et la conservation des fichiers professionnels. En effet, cet espace de stockage sécurisé est conçu pour accueillir des documents RH importants comme :
- Les bulletins de salaire ;
- Les fiches de paie ;
- Les contrats de travail ;
- Les attestations de formation ;
- Les factures ;
- Etc.
Les employés ont la possibilité de téléverser dans ce coffre ces différents documents en version numérique. MyPeopleDoc propose par ailleurs des fonctionnalités collaboratives ; notamment la possibilité de partager des fichiers avec les collègues. Le service constitue donc une solution efficace aux besoins modernes de gestion documentaire au sein des organisations.
Quelles sont les fonctionnalités de MyPeopleDoc ?
Vous l’aurez donc compris, MyPeopleDoc répond aux besoins de stockage actuels des entreprises et de leurs employés. Voici un aperçu détaillé de ses principales fonctionnalités.
Le stockage et le téléchargement de fichiers
MyPeopleDoc représente une solution de stockage numérique très intéressante, car il permet aux utilisateurs de conserver en toute sécurité leurs documents RH importants. Les salariés peuvent transférer divers types de fichiers dans ce coffre en quelques clics, et ce, peu importe le format (PDF, Word, PNG…). Très saisissable, l’interface utilisateur vous donnera un accès rapide et sécurisé aux documents depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Si d’aventure vous avez besoin des documents sur un poste, vous n’aurez qu’à vous connecter puis télécharger les fichiers grâce au bouton prévu à cet effet. L’outil MyPeopleDoc protégera vos informations sensibles contre la perte, le vol ou l’endommagement physique.
La transmission et le partage de fichiers RH
La plateforme MyPeopleDoc dispose d’options de transmission et de partage de fichiers. Elles sont prévues pour faciliter le transfert de documents entre les employés, les différents services de l’entreprise ou même des partenaires externes. Les utilisateurs peuvent donc partager des documents en toute sécurité avec leurs collègues, leurs collaborateurs ou leurs supérieurs hiérarchiques. Cette fonctionnalité s’avère vraiment utile dans le cadre des processus collaboratifs, où plusieurs parties doivent avoir accès aux mêmes informations.
La consultation et la signature de documents numériques
Une autre fonctionnalité phare de MyPeopleDoc est la consultation et la signature de documents numériques. Avec ce logiciel en ligne, les employés peuvent consulter leurs documents RH directement sur la plateforme, sans avoir besoin de les télécharger.
Aussi, la signature électronique intégrée permet de signer des contrats, des accords et d’autres documents officiels en ligne. Ce processus de signature numérique est non seulement rapide, mais également sécurisé. En effet, des mesures d’authentification strictes sont prises pour garantir l’intégrité des signatures.
L’organisation des fichiers
Sur MyPeopleDoc, les utilisateurs peuvent organiser leurs documents comme bon leur semble. Si vous avez un grand volume de documents RH à gérer, le coffre vous facilitera grandement la tâche. Le classement automatique des fichiers (par type, date ou autre critère prédéfini) réduit le temps et les efforts nécessaires pour maintenir l’ordre dans les archives numériques. Cela permet aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, tout en ayant la certitude que leurs documents sont bien organisés.
L’automatisation du flux opérationnel
L’automatisation du flux opérationnel est l’une des fonctionnalités notables de MyPeopleDoc. Elle permet d’optimiser les processus RH en automatisant certaines tâches récurrentes. C’est par exemple le cas des rappels de mise à jour de documents. Des notifications de validation de contrats ou des alertes pour les signatures en attente peuvent aussi être programmées pour s’exécuter automatiquement.
L’automatisation du flux de travail réduit les risques d’erreurs humaines et induit une gestion plus fluide des opérations quotidiennes. D’autre part, elle fait gagner du temps pour les employés et les gestionnaires RH.
Comment utiliser le coffre-fort MyPeopleDoc ?
Pour utiliser MyPeopleDoc, votre entreprise doit d’abord souscrire au service. Après quoi, vous devrez obtenir un code d’entrée et vous connecter. Voici en détail les différentes étapes à suivre.
La souscription au service par l’entreprise
Pour bénéficier du service MyPeopleDoc et en faire profiter leurs salariés, les entreprises doivent suivre les étapes que voici :
- Abonnement au service MyPeopleDoc : l’entreprise doit souscrire à l’offre Mypeopledoc et s’inscrire dans les registres du service. Cette première étape requiert des informations précises sur l’entreprise et son représentant ;
- Distribution de codes d’activation aux employés: après la souscription au service, l’entreprise doit distribuer un code d’activation à chacun de ses employés. Chacun d’eux se servira du code unique pour activer son compte personnel sur MyPeopleDoc ;
- Activation des comptes des employés: les employés doivent se rendre sur le site com et accéder à l’interface d’authentification. En tant que nouveaux membres, ils doivent cliquer sur le bouton « Demander une invitation » (REQUEST AN INVITATION), fournir leur adresse mail professionnelle (celle retenue par l’employeur) et le code d’activation reçu pour finaliser leur enregistrement.
La connexion des employés à leur compte
Pour vous connecter à MyPeopleDoc en tant que salarié, il faut :
- Se rendre sur com ;
- Entrer l’adresse mail professionnelle utilisée lors de l’activation de votre compte. Il s’agit de l’adresse fournie à votre entreprise, celle par laquelle vous avez reçu le code d’activation ;
- Après l’activation du compte, un mot de passe sera envoyé par mail. Saisissez ce mot de passe pour accéder à votre compte ;
- Cliquez enfin sur le bouton LOGIN. Si tout s’est bien passé, votre espace personnel devrait s’afficher. Ainsi, vous pourrez utiliser les services proposés par MyPeopleDoc.
Notez que vous avez la possibilité de modifier le mot de passe si vous le souhaitez. C’est d’ailleurs ce qui est recommandé.
Quels sont les avantages du coffre-fort MyPeopleDoc ?
Comme vous avez pu le constater tout au long de cet article, MyPeopleDoc répond aux besoins modernes des organisations en plus d’optimiser les processus administratifs. Voici donc un aperçu des principaux avantages de cette plateforme.
La sécurité des données conservées
L’un des atouts majeurs de MyPeopleDoc est la sécurité des données conservées. La plateforme utilise des protocoles de cryptage évolués pour s’assurer que les documents sensibles restent protégés contre les accès non autorisés. Dans ces conditions, les travailleurs peuvent stocker des informations confidentielles en toute tranquillité. D’ailleurs, des sauvegardes régulières sont réalisées et des mesures de sécurité rigoureuses sont prises pour prévenir la perte de données. Vos fichiers importants bénéficieront donc d’une conservation fiable et durable.
Le gain de temps
MyPeopleDoc fait gagner un temps non négligeable aux entreprises et aux employés. En effet, la gestion des documents papier peut être chronophage et sujette à des erreurs. Avec MyPeopleDoc, les fichiers sont scannés puis centralisés, ce qui simplifie leur recherche et leur accès. Aussi, les fonctionnalités de téléversement et de partage de fichiers rendent les processus administratifs plus rapides et plus efficaces. Les employés peuvent facilement accéder à leurs documents personnels sans avoir à passer par des procédures complexes. Par conséquent, ils ont plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’économie d’espace au sein de l’entreprise
L’adoption de MyPeopleDoc contribue à une économie d’espace significative au sein des entreprises clientes. Inutile de rappeler que les documents physiques occupent souvent beaucoup de place dans les bureaux et les archives. En numérisant et en stockant les documents sur une plateforme en ligne, les entreprises peuvent réduire considérablement leur besoin d’espace de stockage physique. Cette sauvegarde numérique permet non seulement de libérer de l’espace au bureau, mais de créer aussi un environnement de travail plus organisé et moins encombré.
La gratuité du service pour les employés
Un autre avantage notable de MyPeopleDoc est la gratuité du service pour les employés. Les entreprises peuvent mettre à disposition cette solution sans frais supplémentaires pour leurs salariés. Cela permet à tous les travailleurs de bénéficier des fonctionnalités de MyPeopleDoc sans avoir à supporter de coûts personnels. Ils peuvent ainsi gérer et sécuriser leurs documents personnels de manière pratique et sans contraintes financières.
L’interopérabilité avec les logiciels SIRH
MyPeopleDoc peut être associé à certains logiciels de gestion des ressources humaines (SIRH). Cette compatibilité permet une intégration fluide de MyPeopleDoc dans les systèmes existants de l’entreprise. Cela facilite la gestion globale des données RH. Les informations peuvent être synchronisées automatiquement entre les différents systèmes afin d’améliorer l’efficacité et la cohérence des processus liés aux ressources humaines. Cette interopérabilité réduit également les risques d’erreurs et de duplications de données.
La réactivité du service client
La réactivité du service client de MyPeopleDoc est un autre avantage important. Les entreprises et les employés peuvent compter sur un support technique disponible à tout moment pour résoudre rapidement les problèmes ou répondre aux questions. Le service client de MyPeopleDoc est reconnu pour sa capacité à fournir des solutions rapides et adaptées aux besoins spécifiques des utilisateurs.
Quelles sont les alternatives fiables à MyPeopleDoc ?
Outre MyPeopleDoc, d’autres coffres-forts numériques sont aussi très utilisés dans le milieu professionnel. C’est le cas de :
- Arkevia
- Digiposte
- NordLocker
- E-coffrefort.
